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          舉辦活動的場地要怎么選擇?

              一場活動舉辦的場地直接關系到整個活動的風格、方式、規劃、預算和層次,這也是隨后進一步策劃計劃的根底,挑選一個能讓公司和嘉賓都能滿足的活動場所非常重要,那么舉辦活動的場地要怎么選擇呢?

              首先,可以先列出可供挑選的活動場地清單,清單表上需注明活動要求的一切重要條件,便于各個場所的比較和挑選。而關于各個場地的比較可以從以下幾個方面來考慮:

          舉辦活動的場地要怎么選擇

          一、場地的選擇要素:在進行場地選擇之前,我們需要知道,選擇場地的要素有哪些。
              1、需求類型:考慮活動類別、主題、來賓的品味要求等。
              2、來賓人數:根據來賓人數,活動類型測算場地面積要求。
              3、活動內容:是否有特殊物品擺放,是否需特殊設施?是否有層高要求?是否有破壞的可能?
              4、周邊環境:交通、噪音、光線、用餐及住宿配套如何?
              5、氣候條件:防雨、防寒、防暑、日落時間等,根據活動項目要求綜合考慮。
              6、費用限制:預算是多少?還是很重要的。能夠用于場地租賃的最高限額。

          二、場地的大小
              參與活動的嘉賓數量是多少人?人數的多少基本能判斷適合在什么場地舉辦活動,所以主辦方應首先考慮要邀請的人數,根據人數選擇適合的場地,避免場地定得過大造成浪費,也避免場地過小造成擁擠。

          三、場地的情況
              1)場地設備
              考察場地時,注意詢問場地設備,如果活動需要使用酒店設備,如酒店自帶舞臺燈光,麥克風,音響,投影,LED大屏幕等設備,都要依次打開試聽。如需使用酒店舞臺,需要了解酒店提供的舞臺多大多高,舞臺擺放位置,紅毯、臺階是否有提供等。
              2)場地服務
              場地服務人員是否專業,若在酒店使用會場舉辦活動或宴請,是否提供免費停車等附加服務。
              3)場地餐飲
              是否提供餐飲服務(有些酒店只提供住宿,不提供餐飲)不同餐標的菜單是什么樣的菜品,有什么口味特色等。
              4)場地安保
              消防設備的位置,安全通道在什么位置,是否暢通。場地安全用電在多少功率之內。
              5)場地報價
              在關于場地的價格方面,我們要詳細了解餐飲菜單價格,是否可以自帶酒水,如果可以自帶,酒水是否有加收服務費;場地租賃費,設備租賃費,若活動舉辦,最早可以何時進場搭建,是否有進場費等。

              通過對以上細節的比較之后,依據清單歸納考慮活動類型與場所的調配。比方研討和開發會議的活動需求有利于沉思默想、創意呈現的環境;嚴重的獎賞、贊譽型會議必定要有層次,要引人入勝;關于買賣會和新產品展現會,需求挑選有展現空間的場所,會場交通有必要便當等等。

              綜合以上內容,選擇2-3個適合的場地,然后進行實地考察。由于調查場所非常重要,所以要約見主辦方及場地方都能做決議計劃的人。通過考察以及結合各自的優缺點,選擇一家適合的場地。一個適合的場地會給活動帶來意想不到的效果,所以一定要謹慎選擇。

              選擇活動的舉辦場地也是一個讓人感到棘手的問題,現在可以舉辦活動的場地很多,酒店、體育場館、商場、度假村、會所等等,各個場地還有不同的風格、星級,有些場地還有著自己的特色,讓人難以抉擇。相信通過以上為大家的介紹,能讓你更好地選擇出心儀的活動舉辦場地!

          推薦閱讀:酒店現場勘察場地需要注意的事項


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